In mijn vorige post over HNW poneerde ik de stelling dat je focus en discipline nodig hebt om meer plezier in je werk te hebben. Als je mijn oefeningetjes hebt gedaan weet je in hoeverre je verslaafd aan urgentie bent en hoeveel discipline en focus je nodig hebt om ook de kwadrant 2 prio’s van de Eisenhower matrix te doen. Een oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een persoonlijk dashboard (PD). Dit is een plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert. Zie hier een voorbeeld van een papieren persoonlijk dashboard (PD). En hier van een elektronische variant van een persoonlijk dashboard.
Visuele kapstok
Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd (zie de linkerkolom van het weekrooster in het PD hierboven) is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet . Dan ga je van 4 of 5 todo lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ rechtsboven (hier staat een uitvergroting) helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.
Beter balanceren door oefenen
Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets I als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden. Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!
Integratie sociale media en bronnen
Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie Fig. 1) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder. Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmapprogramma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger.
Fig. 1 Voorbeeld van Personal Dashboard
Dit is een gastblog van Jerre Lubberts. Jerre werkt als adviseur en trainer bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de ‘denk- en doekracht’ van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd te besparen en het werkplezier te vergroten maar ook om veranderprocessen te versnellen. Dat doen ze o.a. door trainingen, personal coaching en door ‘denksessies’ te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een denksessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennissessie zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres. Hier staan enkele getuigschriften van het werk van Jerre.