Door Jerre Lubberts en Mathieu van der Wal
Goedwerkende teams zijn de ruggengraat van iedere organisatie; volgens menig adviseur bepalen ze de concurrentiekracht en continuïteit van de organisatie. In plaats van concurrentiekracht spreken wij liever van ‘samenwerkingskracht’, dat is in onze ervaring de basis voor het lerend vermogen en daarmee de innovatiekracht van de organisatie. Zeker als teams ook samen regelmatig gaan reflecteren en ontstressen.
Maar hoe kun je nu helpen om jouw team slimmer te gaan laten samenwerken? Als de mensen om je heen slimmer gaan werken ga je zelf ook met meer plezier naar je werk en kun je bovendien veel tijd en energie besparen. Een goede start is om ervoor te zorgen dat de competenties, talenten en vaardigheden van de verschillende teamleden elkaar aanvullen. Je kunt echter aan nog veel meer elementen denken: apps, modellen/methoden, processen en technieken. Met welke elementen moet je dan beginnen? En hoe kunnen die elkaar versterken?
Waarom in samenhang en stap voor stap aanpakken?
In de eerste plaats omdat het proces van slimmer gaan werken in teams niet te simplificeren is. Een veel gehoorde klacht van een bepaalde app, methode of tooling ‘om slimmer samen te werken’ is dat het niet alle problemen van een team oplost. En dat is begrijpelijk: niemand functioneert hetzelfde, er is dus ook niet één oplossing (‘one size fits no one’). Het gaat dus niet om één bepaalde app of één bepaalde methode. In de tweede plaats omdat het gaat om motivatie vertaald naar daadwerkelijk duurzaam gedrag over langere termijn; als team een ritme, een cadans vinden. Voor elk specifiek team in een bepaalde fase van haar bestaan binnen een bepaalde organisatiecultuur.
We hebben samen met een groot aantal opdrachtgevers, trainers en cursisten een poster gemaakt in de vorm van een infographic, die we gaan gebruiken om ons verhaal aan op te hangen. We hopen dat het je de goede weg op helpt.
Met kleine stapjes naar elkaar versterkende elementen
Kies samen welke elementen van de infographic jullie in je team wilt gaan gebruiken en welke niet. Er is wel een ritme (een flow; zie de ‘2’ in de figuur hiernaast), maar geen vast stappenplan. Het stappenplan kiezen jullie zelf op basis van hoe het team nu werkt. Om jullie hierbij te helpen hebben we samen met meer dan honderd verschillende teams een vragenlijst ontwikkeld die helpt om erachter te komen waar je het beste kunt beginnen (zie aan het einde de tip over ‘de ATU’).
Stap voor stap kunnen jullie dan ‘het ritme’ uitbreiden met een volgende element. Omdat bepaalde elementen elkaar versterken kunnen jullie het effect van deze elementen op den duur vergroten; zo kunnen jullie steeds slimmer gaan werken. Dit principe van ’kleine stapjes nemen’, komt uit de wereld van ‘Lean Manufacturing’, volgens deze filosofie, simpel gesteld, kun je beter iedere dag een klein stapje zetten (‘Continual Improvement’) dan van de ene dag op de andere een hele nieuwe manier van werken te gaan implementeren.
Uiteindelijk gaat het om gedrag dat elk teamlid elke dag kan volhouden, niet om een éénmalige actie, een ‘quick fix’. Echter, dan wel richting een groter samenhangend geheel dat uiteindelijk meer oplevert dan de som van de afzonderlijke elementen. Sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij de visie en missie van je organisatie en geef hier ook regelmatig input voor aan het hogerliggend management.
Verbeter je team begin bij jezelf!
Een aantal elementen die we bespreken kun je het beste eerst zelf onder de knie krijgen om daar vervolgens een gewoonte van te maken. Hier staan wat meer tips. Stimuleer anderen hetzelfde te doen, zo kun je van elkaar leren en elkaar motiveren het vol te houden. Met gemotiveerde mensen werk je immers veel beter samen. Naar Richard Sennett; “samenwerking is een vak. Het vraagt om het kweken van begrip en is een proces vol valkuilen waarbij zingeving cruciaal is”. Daniel Pink schrijft over die zingeving in zijn boek ‘Drive’. Tip: bekijk dit filmpje over de drie ‘motivators’ van Daniel Pink: Autonomie, Meesterschap en Zingeving.
De stap na jouw individuele verbeterstappen is dan om, minimaal met een derde van jouw teamleden (als vuistregel), één of meerdere elementen van de ‘Werk Slimmer Met Je Team’ infographic te gaan implementeren. Hang deze ook echt op als fysieke poster. Focus dan eerst op ‘zingeving’ en koppel deze aan de gekozen doelen. Kies daarna de elementen die jullie nog niet doen en die gelijk wat gaan opleveren, zoals: verbeterde communicatie, meer draagvlak voor uitwerking, minder ‘ff een tandje erbij’. Bekijk daarna, als je team beter gaat samenwerken, welke ‘tooling’ jullie manier van samenwerken goed ondersteunt.
We gaan na deze inleiding de verschillende elementen van de infographic in de twee delen van dit artikel toelichten zodat je na het lezen gelijk kan gaan beginnen.
Een team zonder doelen is als een boom zonder takken en wortels.
Duidelijke doelen richten de energie in een team en vergroten het succes. Goed gekozen teamdoelen (die elk teamlid zin geven) zorgen enerzijds voor verankering in de organisatie (de wortels) en anderzijds voor de ambitie (kracht) om te groeien (takken – bladeren – zonlicht). Het kiezen van de juiste doelen is cruciaal. Niet te ambitieus, maar ook niet te makkelijk.
Met ruimte voor ontspanning, reflectie en creativiteit. Tip: beperk het aantal teamdoelen. Hoe meer doelen, hoe minder focus en minder groot de kans dat die doelen ook worden gehaald. Beter is om 3 tot maximaal 5 ‘hoofddoelen’ te kiezen en er scherp op te blijven letten zodat alle subdoelen direct gerelateerd kunnen worden aan die hoofddoelen. Een werk opbreking of ‘Work Break Down structure’ (WBS) kan je hierbij helpen.
Tip: maak de opbreking samen met behulp van mindmap software. Het plaatje hierboven is gemaakt met MindManager (hier kun je een trial downloaden), maar er zijn meer dan 30 van dat soort apps (óók gratis). Keuze genoeg dus. Vervolgens richt je de projecten in om die doelen te gaan behalen. Een andere manier is om het werk incrementeel op te delen bijvoorbeeld in blokken van bijv. 2 weken (de zogenaamde ‘sprints’). Deze manier van werken uit de Agile-hoek helpt te focussen op het op tijd opleveren van (werkende) onderdelen op weg naar een hoger doel. Zie ook ook Agile Management, Lean en Six Sigma.
‘Drive’ is ook een middel
Voor het behalen van doelen heb je middelen nodig. Voorzie je teamleider van de juiste argumenten voor de onderhandeling om middelen te verkrijgen en te voorkomen dat je te hard moet werken of de doelen onhaalbaar blijken. Ben je zelf teamleider? Doe dit dan samen met je teamleden. Je zal meer en betere argumenten gaan verzamelen.
Besteed dan als eerste tijd aan wat jullie ‘drijft’; ieder individueel en als team. Met de juiste middelen en ‘drive’ wordt de uitvoering makkelijker. Wil je draagvlak voor de uitvoering? Ondersteun dan de brainstorms, gesprekken, probleem analyses, beslissingen door alles wat gezegd wordt direct te visualiseren op een groot scherm (Livemapping). Verbind wat je klant wil (het ‘eindverhaal’) met de drive en teamdoelen. Dit vergroot draagvlak en enthousiasme onderling en met de (interne) klant. Analyseer pro-actief de organisatiedoelen en bedenk ook doelen die verder gaan dan kosten besparen en productiviteit verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het vergroten van het lerend vermogen, het intellectuele kapitaal en het vermogen om snel in te spelen op veranderingen. Wie sneller inspeelt op veranderingen dan anderen wint aan kracht.
Blijf de doelen verbinden met de ‘WHY’
Bespreek regelmatig (opnieuw) welke doelen zin geven en waarom (de ‘WHY’) dit zo is. Zorg voor ruimte in de agenda’s hiervoor. Waar geloven je teamleden in? Hoe kan je daar het team mee verbinden? Vraag door als je samen nadenkt over wat jullie drijft. Ga niet als zielloze robots het plan uitvoeren. Bouw vertrouwen, geen ‘etalage projecten’. Tip: bekijk dit filmpje van Simon Sinek over de WHY.
De WHY moet blijven verbinden. Zorg voor continuïteit door regelmatig te reflecteren en door een team dashboard op te zetten. Een goed team dashboard verbindt de team WHY met de individuele WHY’s van de teamleden. De ‘Hoe’ en ‘Wat’ volgen dan makkelijker. Teamleden gaan zelf ‘zien’ wat er moet gebeuren, letterlijk en figuurlijk. Ze krijgen ook zin om te gaan ‘doen’. De teamleider krijgt zo meer gedaan zonder zelf meer te moeten gaan doen.
Hoe werk je slimmer met je team? (DEEL 2)
In deel twee gaan we dieper in op hoe je dit kan doen in een goed ritme ondersteund door een zogenaamd ‘Dynamisch Dashboard’ op basis van individuele sterkten en slimme communicatie afspraken.
Hoe kun je nu alvast starten?
- Begin bij jezelf hier of volg bijvoorbeeld onze gratis webinar Hoe Werk Je Slimmer Elke Dag
- Wil je de complete teamposter alvast ontvangen in hoge resolutie PDF? Vraag ‘m aan via deze link