Evernote is mijn digitale archief. Mijn eigen Evernote-adres is inmiddels mijn meest gebruikte e-mailadres. Ik bewaar webpagina’s met de populaire webclipper. Minder bekend is dat je Evernote ook eenvoudig met tekst en documenten kunt vullen via e-mail. Hoe doe ik dat en waarvoor is het handig? Ik leg het uit en geef 10 tips voor het gebruik van Evernote en e-mail.
Evernote gebruik ik tegelijk als digitale schoenendoos, backup, knipselarchief, boekenkast, papierstapel, memorecorder, documententas, hangmap, ordner of vergaderdossier. Deze webservice bewaart de references bij mijn toepassing van GTD. Het is een deel van mijn geheugen geworden. Dankzij Evernote werk ik bijna papierloos. Alles wat ik vroeger op papier, harde schijf, bedrijfsnetwerk of USB-stick had staan, bewaar ik nu met Evernote. Ik heb Evernote altijd bij de hand op alle computers en de telefoon. Eenvoudig handig. Het is geen toeval dat we hier op Lifehacking vaker over Evernote schrijven.
Eigen e-mailadres bij Evernote
Bij Evernote krijg je een eigen uniek e-mailadres. Het ziet er ongeveer uit als [gebruikersnaam].12345@m.. Je kunt dit e-mailadres vinden bij de accountinformatie van Evernote.
- Lees hoe en waar je dit e-mailadres kunt vinden.
E-mailadres van Evernote gebruiken
Om het e-mailadres van mijn Evernote-account te gebruiken heb ik het gekopieerd vanuit mijn accountinformatie in Evernote en in mijn digitale adresboek geplakt. Vanuit de instellingen van Evernote iOS kun je dit nu ook doen met de knop ‘Toevoegen aan Contacten’. Ik gaf meteen dit lange e-mailadres een makkelijk te onthouden naam: @Evernote. Door deze spelling verschijnt het ergens bovenin de alfabetische lijst van mijn contacten. Je kunt dit Evernote-adres in meerdere adresboeken zetten, behorend bij verschillende e-mailaccounts. Het adres werkt altijd, ongeacht de afzender. Je kunt het adres dus ook delen met anderen. Bij misbruik (spam) kun je het adres zelf met een reset in Evernote wijzigen.
Verstuur je een e-mail aan Evernote, dan worden zowel de tekst als de bijlagen geplaatst in een notitie in je standaardnotitieboek. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van de notitie en de inhoud van de e-mail de tekst van de notitie. Bijlagen bij de e-mail worden in de notitie geplaatst. Je kunt achteraan de onderwerpregel ook nog metadata plaatsen. Zo kun je met een @ een ander notieblok dan jouw standaardnotieblok als bestemming meegeven. En je kunt met een # een of meerdere tags toevoegen. Mits de tag al bestaat in jouw Evernote wordt deze aan de notitie toegevoegd.
- Lees hier hoe je een bestemming (notitieboek) en tags kunt toevoegen aan de e-mail naar Evernote.
Ik neem meestal meteen even de tijd om een duidelijke titel en tags in de onderwerpregel van de e-mail aan Evernote te typen. Dan hoef ik dat later niet in Evernote alsnog te doen. Wanneer ik een e-mail zonder tags naar Evernote stuur, dan weet ik dat ik in dienotitie in Evernote later nog wat wijzigingen en tags wil aanbrengen. Ik kan die notitie terugvinden in Evernote met een (opgeslagen) zoekopdracht ‘Nog geen tags’: -tag:
Update mei 2013: het is nu ook mogelijk om via e-mail een herinnering toe te voegen aan een notitie én om een e-mail toe te voegen aan een al in Evernote opgeslagen notitie. Hiervoor zet je in de onderwerpregel achter de tekst een “!” (al dan niet met datum: !YYYY/MM/DD) voor de herinnering en een “+” aan het eind van de onderwerpregel om de e-mail toe te voegen aan een notitie met gelijke titel.
Let op: er is nu een vaste volgorde van naar keuze toe te voegen metadata: aan het begin het ! , daarna @ , daarna # en aan het eind de +
Dit is een scan van de mededeling met de nodige uitleg van de (nieuwe) opties, die Evernote heeft toegezonden aan gebruikers. Je kunt een grotere, leesbare versie openen door op de afbeelding te muisklikken of drukken.
Tien tips voor het gebruik van Evernote en e-mail
Wat ik per e-mail kan versturen, kan ik nu ook naar Evernote sturen. Daar wordt het een evernote-notitie, naar eigen keuze gevuld met tekst, bestanden en tags. Ik kan echt van alles wat digitaal is via e-mail opslaan in Evernote. Ik geef tien voorbeelden.
- Afbeeldingen e-mailen vanaf schijf of vanuit fotoalbums. Zo bewaar ik in Evernote een enkele afbeelding of een album in een notitie.
- Documenten e-mailen vanaf schijf of vanuit readers en tekstverwerkers. Zo bewaar ik in Evernote tekst, downloads en eBooks.
- E-mails direct na ontvangst doorsturen vanuit mijn Postvak IN. Zo bewaar ik in Evernote per e-mail ontvangen vergaderdossiers en andere e-mails, die ik niet meteen afhandel of verwijder. Dit helpt me om mijn mailbox dagelijks leeg te werken.
- Knip-en-plak selecties uit bestanden en vanaf het web in een e-mail. Zo bewaar ik in Evernote gedeeltes tekst of afbeeldingen uit documenten, e-mails en websites.
- Knipsels e-mailen vanuit een feedreader. Zo bewaar ik in Evernote webberichten vanuit Google Reader.
- Notities schrijven direct per e-mail of geschreven in een tekstverwerker naar keuze. Zo bewaar ik in Evernote eigen tekst in de door mij gewenste opmaak.
- Presentaties e-mailen direct na productie. Zo bewaar ik in Evernote presentaties vanuit Google Drive.
- Scans e-mailen vanaf de scanner. Zo bewaar ik in Evernote scans van papier, flipover of whiteboard. Brieven die nog af en toe per slakkenpost op de zaak binnenkomen laat ik daar scannen en per e-mail toezenden.
- Tweets e-mailen vanuit Twitter. Zo bewaar ik in Evernote tweets waar ik later nog wat mee wil doen
- URL’s vanuit een browser. Zo bewaar ik in Evernote bookmarks waar ik later nog wat mee wil doen.
Heb jij nog andere voorbeelden?
Evernote en e-mail passen goed bij elkaar bij elkaar. E-mail is beschikbaar met clients en vanuit veel software en apps op alle mogelijke computers en smartphones. Snel en gemakkelijk.
In de Evernote Galerij staat een overzicht van een beperkte, maar groeiende verzameling hardware, software en apps, vanwaaruit je gegevens direct in Evernote kunt opslaan, zonder tussenkomst van e-mail.
Meer informatie